El módulo de clientes es único para todo el sistema ya que contiene la información del cliente unificada y actualizada, permite manejar y mantener la mayor cantidad de información de los clientes de la compañía, a su vez es posible visualizar todos los productos que tiene con la entidad, así como la actualización de información general (teléfonos, direcciones) gracias a la conexión con todos los módulos de SIIF permite centralizar la carpeta Digital de cada cliente donde se alojaran todos los documentos capturados de este y dando la posibilidad de consultarlos en línea )

El sistema de clientes está compuesto por:

1. Información básica del cliente: La información se guarda y clasifica de acuerdo con su naturaleza.

• Personas naturales: Tarjetas de crédito, pasaporte, fuente principal de ingresos, empresa donde labora, ingresos y gastos mensuales, estado civil, sexo, profesión, idioma, título antes del nombre, código del gerente de cuenta, código del gerente de cobranzas, número de la cuenta principal.
• Personas jurídicas: Número de la escritura de constitución, fecha de constitución, nombre del representante legal, magnitud de las atribuciones legales del representante información sobre el último balance recibido, código del gerente de cuenta, código del gerente de cobranzas.

2. Documentos: Disminuye el manejo del llamado folder de clientes creando cuatro posibilidades para controlar los diferentes tipos de documentos:

• Documentos Power IBM (tópicos de información que serán almacenados de cada uno)
• Documentos WORD. PDF, LOTUS, STAROFFICE (documentos generados en un editor de texto)
• Documentos EXCEL (hojas de cálculo que se utilizaron)
• Documentos Digitalizados (imágenes de documentos recibidos del cliente)

3. Control sobre los documentos: Por medio de marcas de color y listados de acción permite identificar e los documentos que están próximos a vencer o están vencidos, de la base total de clientes Haciendo la labor de actualización más ágil y segura.
4. Memos: Son anotaciones específicas importantes de mantener dentro de la base
5. Cupos de crédito: Controla los cupos de crédito asignados a cada uno de los clientes a nivel global y a nivel individual por límite superior. Controla que este cupo no sea sobrepasado por ningún desembolso y guarda la historia de los cupos del cliente para analizar el comportamiento de su capacidad de endeudamiento.
6. Custodia: Permite realizar el control de los documentos del cliente (por ejemplo, garantías, pagares),poder conocer su ubicación, quien tiene el documento hoy en día, en que se prestó, cuando fue devuelto. Además, tiene el manejo propio de carpetas, desde la asignación automática de la carpeta hasta el control de cierre de estas.
7. Agentes: Permite tener la información del equipo comercial como si fuera un cliente, administrando de forma automática todo el manejo de comisiones. Permite generar estadísticas para evaluar el rendimiento de los canales comerciales.

Proporciona las herramientas necesarias para administrar las inversiones recibidas por la entidad de parte de los clientes. El módulo está en capacidad de administrar los siguientes tipos de captaciones: Bonos, CDT., C.D.A.T, además de manejar cualquier tipo de tasa: anticipada o vencida; cualquier modalidad de tasa: efectiva o nominal y cualquier plazo: semanal, mensual, bimestral, semestral o anual.

Este módulo puede ser paramétrico a nivel de:

1. Tasas
2. Planes de interés
3. productos
4. Códigos de transacción
5. Cargos fijos
6. Condiciones especiales
7. Consultas
8. Certificaciones
9. Reportes

El Módulo de Caja en SIIF, es la funcionalidad mediante la cual la entidad puede realizar transacciones de caja de forma eficiente, teniendo en cuenta las definiciones propias que tenga establecidas. El módulo permite el registro de transacciones de cualquier origen o sistema aplicable, tales como colocaciones, captaciones, cuentas de ahorro o corrientes, cuentas por pagar, contabilidad, etc.

Sirve de interfaz entre el operador (Cajero) y el CORE Bancario u otras aplicaciones, ya que desde el módulo de caja se originan las transacciones de los diferentes módulos (Colocaciones, Captaciones, Cuentas de Ahorro y cuentas Corrientes) los cuales se interrelacionan para el registro exacto y actualización de los movimientos.

Menús principales

• Sistema de caja
• Transacciones

El módulo de caja puede ser parametrizado a nivel de:

• Códigosde moneda
• Definición de Monedas para cajón
• Totalizadores
• Configuración de Caja
• Definición de transacciones
• Campos Transaccionales
• Manejo de devueltas en transacciones de ingreso
• Mensajes de procesamiento en transacciones
• Alertas
• Cajeros
• Respuestas Biométrico
• Perfiles
• Funciones
• Condiciones de Contraseñas
• Configuración días laborables
• Parámetros Generales

Transacciones operadores

Consultas y Reporte

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

• Control de Cajeros
• Control Cajones
• Movimiento Diario
• Traslados: desde y a bóveda, entre cajones, entre oficinas, entre agencias, entre cajeros.
• Información de Cheques
• Control de Totalizadores
• Ajuste por faltante o sobrante
• Cierre de Caja
• Fechas de procesos agencias.
• Consulta fecha
• Autorizador Reversos
• Autorización de Transacciones
• Vista 360, permitiendo que al realizar la transacción por el número de identificación se visualicen todos los negocios que tiene un cliente con la entidad (crédito o cuenta ahorros / corriente)
• Arqueo y cierre

El módulo de cuenta de ahorro y  corriente proporciona las herramientas necesarias para administrar todos los tipos de cuentas existentes en el mercado (cuenta de ahorro de tramite simplificado (CATS), cuentas de ahorro tradiciones , cuentas de ahorro programado), también permitiendo el manejo de cuentas corrientes con todos los controles que estas manejan, cada entidad puede definir el manejo de moneda local , moneda extranjera, o  unidades de valor real (UVR), maneja cualquier periodo de tiempo y condición de pago o cobro de intereses.

El modulo de cuenta de ahorro y corriente puede ser paramétrico a nivel de:

1. Tasas
2. Planes de interés
3. Definición de productos
4. Definición de códigos de transacción
5. Cargos fijos
6. Condiciones especiales
7. Control de chequeras
8. Certificaciones

Administra las peticiones, quejas, requerimientos o sugerencias o  presentadas por los clientes ante la Entidad Financiera, con el fin de canalizarlos óptimamente para la atención y/o solución a los mismos, teniendo el control total de tiempos de respuesta y cargas de trabajo, cumpliendo con las siguientes etapas

• Se clasifican por Grupos para determinar si es una petición, queja, requerimiento o sugerencia del Cliente.
• Se Clasifican los grupos por Clases para determinar específicamente a que se refiere lo solicitado y poder identificar el Módulo de SIIF afectado y finalmente asignar el recurso que deberá atenderlo.

VENTAJAS

• Mejora los niveles de atención a los Clientes
• Reduce los tiempos de solución a las solicitudes y reclamos de los Clientes
• Optimiza los recursos internos mediante la aplicación de soluciones a recursos especializados.

Permite una de las formas de conexión de SIIF con el mundo exterior con el fin de poder realizar transacciones que generalmente son aplicaciones de movimientos como traslados de dineros, aplicaciones de pagos o consignaciones, entre los distintos negocios de los módulos de SIIF (Colocaciones, Captaciones o Cuenta Corriente o de Ahorros) o entre estos y entidades externas, que operan como recaudadores o recolectores externos a la compañía financiera.

Permite administrar las cuentas con las que el negocio se relacionara para aplicarse correctamente el débito automático; controlándose con un consecutivo único por cliente y número de cuenta.

El módulo se compone por:

1. Matrícula de cuentas
2. Recolectores
3. Causales de rechazo
4. Equivalencias causales entidad financiera y SIIF

Algunos procesos del módulo de gerencia electrónica son:

• Negocios con movimientos automáticos
• Negocios inhabilitados para movimiento automático
• Control de movimiento
• Envío de información de movimientos a recolectores
• Confirmación de movimiento del recolector
• Confirmación masiva de movimiento del recolector
• Aplicación del movimiento
• Envío de información de matrículas a recolector
• Consultas

CONTABILIDAD:

El módulo de contabilidad de SIIF se encuentra estructurado en el marco de las Normas Internacionales de Informacion Financiera  NIIF , dando la posibilidad de  llevar control de cifras a nivel de cuenta, centro de costo, agencia, sucursal y compañía proporcionando todos los reportes legales exigidos por los entes reguladores.

A su vez  permite la parametrización de movimientos tipificados  definidos por la entidad  para que sean usados por el área contable,  minimizando el riesgo durante el cargue de las diferentes transacciones en el sistema.

Este módulo puede ser parametrizado a nivel de:

1. Definición del plan de cuentas
2. Diferidos
3. Activos fijos
4. Cuentas por pagar
5. Captura de movimiento
6. Generación de reportes
7. Generación de información legal
8. Minuta contable

PRESUPUESTO

La funcionalidad de Presupuesto, permite a la entidad financiera llevar el control de lo presupuestado contra lo ejecutado. Esta funcionalidad está ligada al módulo de contabilidad, ya que, de esta toma el movimiento diario contable, para registrar la ejecución presupuestal.

Esta funcionalidad es paramétrica a nivel de:

1. Definición de la estructura del presupuesto: Permite definir los diferentes rubros que conforman el presupuesto de ingresos, y egresos.
2. Inclusión del programa anual mensualizado de caja “PAC”: Permite incluir o modificar a nivel de cada rubro presupuestal los valores máximos mensuales, para ser ejecutados.
3. Control de reservas y apropiaciones: Registra cada una de las reservas y apropiaciones, que sean realizadas, en el funcionamiento normal de la entidad. El sistema no permitirá registrar un gasto que no tenga correspondiente apropiación o reserva.
4. Proyecciones presupuestales: Realiza proyecciones del presupuesto, utilizando el comportamiento de periodos anteriores, y considerando las nuevas tendencias económicas.
5. Reportes: Generar los reportes necesarios para facilitar la administración del presupuesto.

El módulo de Extranet es una funcionalidad aliada en la administración del producto de crédito de descuento por nomina (libranza), ya que permite a las empresas que tienen convenio de Libranza con la entidad financiera acceder al sistema para que sean ellas directamente quienes administren dichas libranzas, aligerando la carga operativa de la entidad financiera.

Para este acceso, la entidad financiera le crea y asigna un usuario y contraseña externos a la empresa para que acceda vía web al sistema de la entidad, siempre con un acceso limitado únicamente a los negocios vinculados a cada empresa. El perfil del usuario externo es definido de acuerdo con las opciones y horarios que se quieran autorizar.

Que procesos se pueden ejecutar en extranet

• Aprobación de Libranzas en línea
• Generación de Archivos para consulta y descarga:
• Obligaciones Nuevas
• Obligaciones Canceladas
• Obligaciones Refinanciadas
• Descargar de documentos (Paz y Salvo, Estados de Cuenta)
• Cargue Masivo de Pagos
• Actualización de novedades (vacaciones, licencias)
• Actualización de datos
• Notificación de Retirados
• Notificación de retiros.
• Consultas por rango de fechas
• Consultas por Número de identificación
• Consultas por crédito

El módulo de Cobranzas del SIIF permite a  la entidad financiera realizar una labor de cobranza de forma eficiente, teniendo en cuenta las políticas propias que tenga definidas. Trabaja por medio de líneas que definen las características de los negocios a gestionar y permite definir actividades y acciones a realizar por los diferentes usuarios que ingresen al sistema. Ofrece herramientas como envío de mails, mensajes de texto y llamadas masivas.

• En el módulo de Cobranza se crea una línea o líneas de acuerdo al tipo o grupo de productos con los cuales se establece un mismo proceso.
• Se definen los estados que se van a manejar dentro de la línea de cobranza y que definen las estrategias de cobro, por ejemplo: (mora inferior a 15 días, mora de 60, pre jurídico, jurídico
• A nivel de estado se definen las actividades a seguir por los gestores de Cobranzas.
• Por cada actividad, se precisan las acciones a seguir. Por ejemplo una llamada, generar una carta, una visita.
• Se tipifican las diferentes respuestas posibles que el cliente pueda dar a la organización cuando se estén ejecutando las acciones.
• Una vez definidos todos los componentes se parametriza la relación entre ellos definiendo a que estado de la línea llegan los negocios que ingresen de acuerdo a argumentos de selección que defina cada entidad, generando un numero de gestión de cobranza.
• Permite el control de compromisos por cada solicitud o gestión de cobranza, identifica el estado de los compromisos hechos por el cliente y realiza el seguimiento y actualización.
• Permite consultar y almacenar documentos realizados durante el proceso de cobranza y consultar la informacion y documentos del préstamo.
• Permite a la entidad financiera la asignación manual o automática de las gestiones de cobranza a cada uno de los gestores.
• Permite el control de los tiempos de gestión

El Módulo de Portafolio de inversiones le permite a la entidad financiera calcular la valorización, realizar el correspondiente registro contable y revelar al mercado el precio justo de intercambio de un determinado título valor, que podría ser negociado en una determinada fecha, dependiendo de las condiciones dadas a esa fecha.

COMPONENTES DEL SISTEMA

• Apertura
• Compra
• Venta
• Valorización/Causación
• Provisión

GAP: Traduce la gestión integral de los activos y pasivos.

RIESGOS QUE CONSIDERA:

• Liquidez
• Tasa de interés

El módulo de encargos fiduciarios proporciona las herramientas necesarias para controlar y administrar los desembolsos o pagos a negocios o proyectos para diferentes destinos y que la Entidad financiera deberá realizar a terceros como constructoras.

Este control y administración se puede hacer a través de Préstamos, Inversiones, Cuentas Corrientes o de Ahorros.

De esta manera la entidad financiera garantizara una adecuada administración de los recursos de cada convenio, con los reportes necesarios, y ofreciendo confianza a las partes involucradas.

El módulo de Encargo Financiero permite:

• Registrar los Convenios Fiduciarios
• Definir las condiciones de cobro en cualquier convenio fiduciario.
• Registrar la información general de los convenios fiduciarios como, por ejemplo: Nombre del Cliente, breve descripción, fecha de inicio, valor convenio, plazo, fecha de vencimiento, valores recibidos, reservas, valor ejecutado, condiciones de cobro.
• Registran encargos que hacen parte por cada convenio y se subdivide los encargos de manera lógica y funcional para facilitar la administración.
• Registro de Labor: Detalla cada labor que hacen parte de un encargo. Labores son las divisiones funcionales que puede tener un encargo para facilitar el control. A medida que avanza cada labor el sistema permite adicionar eventos, para registrar cada paso o actividad desarrollada.
• Definición de Eventos: Detalla cada evento que hacen parte de una labor. Se realizan durante la vida normal de un convenio fiduciario indicando: Código del Evento, Tipo de evento, Operación a afectar de acuerdo con el tipo, Movimiento Contable que ocasiona el evento, Días máximos para la aprobación del evento, Condición de cobro.

El módulo de Nómina en SIIF ofrece a la entidad la posibilidad de crear y configurar modelos de Nomina de acuerdo con las políticas Administrativas que defina, a través de segmentos, finalidades u objetivos, períodos de pago, calendarios de pago, conceptos, unidades de tiempo, condiciones de tiempo y condiciones monetarias.

Dentro de las bondades que usted puede encontrar en este módulo están:

• Facilita y resuelve todos los cálculos necesarios para el Pago de la Nómina, Prestaciones Sociales, pagos de Seguridad Social y su efecto Tributario y Contable.
• Permite la administración en general de toda la información del empleado.
• Permite definir paramétricamente los valores legales vigentes como son: parafiscales, cargas prestacionales, seguridad social, pensiones, retención en la fuente, planilla única, auxilios de transporte, educativos etc.
• Administra: El control de horas extras y recargos nocturnos para su liquidación y control; prestaciones sociales; descuentos; comisiones; embargos y provisiones.
• contiene la información para pagos por medios electrónicos
• Administración de novedades de los funcionarios: permisos, incapacidades y eventos de cada empleado.
• Genera la interfaz contable
• Muestra los estados de cada empleado: por ejemplo, vacaciones, licencia, suspendido, etc.
• Mediante la parametrización de información de un empleado o grupo de empleados, es posible la generación automática de contratos.

Este módulo realiza un monitoreo automático de los diferentes procesos del sistema operativo y del sistema SIIF, sin tener la necesidad de estar conectados directamente, controlando los programas que se definan y determinando que se debe controlar y el tipo de alertas a enviar.

El módulo verifica que ningún proceso quede suspendido y en caso de que esto llegue a pasar se retoma de manera automática generando reporte de alerta a las personas que se requiera reportar como mensajes de texto y correos.

Los procesos que se pueden monitorear son:

•  Los propios de la maquina como fallos en el hardware, en el sistema operativo, vencimientos de licencias y disponibilidad de recursos.
• Los propios de SIIF:  CL de cierre, NEPS, Socket, Todos los Programas que pertenecen a SIIF, Procesos Bach
• Los propios del cliente:  cuando No requiere modificación de fuentes y en caso de que ocurra falla

El sistema de Alta Disponibilidad fue diseñado para asegurar la continuidad del servicio frente a una falla de Hardware en alguno de los recursos críticos del sistema incluyendo servidores Intel y servidores IBM Iseries, utilizando despliegues avanzados de infraestructura y nuevas versiones de todo el modelo de comunicaciones utilizado por SIIF generando una versión mucho más robusta y segura.

Permite replicar las transacciones en tiempo real a través del manejo de servidores en cluster Activo-Activo en Data centers diferentes para asegurar la continuidad de los servidores Power encargados de la base de datos  y los servidores Intel encargados de la capa de presentación.

Administra los diferentes convenios que realiza la entidad para recibir recaudo y pagos de terceros.  Permite la integración con el sistema de caja, en donde realiza la afectación en los saldos del cajero para tener un control del efectivo recibido o entregado durante la jornada y la comunicación vía Web Services para funciones específicas.

Realizar la contabilidad de SIIF para generar los movimientos de la cuenta de ahorros y del convenio. Permite la integración con el módulo de la caja, en donde realiza la afectación en los saldos del cajero para tener un control del efectivo recibido o entregado durante la jornada y la comunicación vía web services para funciones específicas.

Esta administración permite definir todas las transacciones las cuales el cliente desea usar para realizar los recaudos, esto se puede para los diferentes sistemas y son totalmente parametrizables.

Para el caso del módulo de recaudos, si la operación se hace desde SIIFNET es posible parametrizar una tirilla o documento que registre el recaudo, ya sea para consulta o impresión para destinarlo a cliente.

Permite a las entidades dar acceso móvil a sus clientes para generar transacciones de consultas, pagos, transferencias y recaudos sobre los productos que el cliente maneje con la entidad a través de una aplicación móvil, segura y fácil de usar.

App SIIF cuenta con todas las condiciones definidas en el sistema de seguridad del SIIF tiene todo el proceso de seguridad, de contraseñas, guarda y controla el celular que se tiene, maneja todo el tema de recuperación de contraseña basados en las normas de la Superfinanciera para las aplicaciones móviles bancarias.

Además, permite dar movilidad a los corresponsales bancarios facilitando el acceso a servicios financieros a los clientes con poca penetración tecnológica o con bajo nivel de bancarización.

A nivel de Funcionalidades tiene:

• Opción de ajustes visuales – Temas y moneda.
• Visualizar los recibos dentro de Chrome o PDF.
• Proceso de autenticación con huella, lo hace directamente con el celular se ve dentro de la aplicación.
• Datos de ultimo acceso: ip, Fecha – hora
• Tema de Sucursales – Georreferenciación para la ubicación de puntos de atención de la entidad financiera y la ruta más cercana para el cliente.
• Desde el APP el usuario podrá realizar transacciones de: consultas, solicitud de productos financieros (creditos, cuentas de ahorro/corriente) pago de créditos desde una cuenta de ahorro con la misma entidad o atraves de una pasarela de pagos puede acceder a una cuenta de otra entidad, generar recibo de pago para pago en otras entidades de recaudo con las que la entidad tenga convenio y transferencia entre cuentas.

Permite a la entidad financiera realizar prospección de nuevos productos a ofrecer a sus clientes a partir de información y alertas que genera el sistema, permitiéndole hacer ventas cruzadas entre los productos que ofrece la compañía y los que tiene el cliente.

Módulo diseñado para permitir generar análisis sobre la base de datos de SIIF con el fin de permitir crear:
• Indicadores críticos
• Dashboards de control
• Reportes gerenciales
• Alertas de seguimiento

Módulo diseñado para generar estimaciones y proyecciones teniendo en cuenta la base datos del cliente:
• Implementación de esquemas IA para procesos de clasificación
• Integración de análisis de variables demográficas y comportamiento de pago

Ajuste de modelos estadísticos para permitir:
• Probabilidad de Impago de clientes nuevos
• Proyección de flujos de caja

El sistema Agilizador de Transacciones del SIIF, ofrece a los clientes de las entidades financieras opciones de autoservicio de transacciones por medio de terminales móviles o kioskos, optimizando los tiempos de atención en las oficinas, también facilita la gestión de turnos mejorando así los niveles de satisfacción y la eficiencia del servicio al cliente.

Algunas de las funcionalidades de este módulo son:

• Solicitud vía WEB: Permite agendar una cita vía web, seleccionando fecha, hora y oficina para la cita. Si la cita es para realizar operaciones en cuentas de ahorro con transacciones de retiro o consignación, o pago de cuotas de créditos o recaudo de bienes y servicio, puede elegir el tipo de transacción, también selecciona si esta es en efectivo o cheque, el número de la cuenta a afectar y el monto, con esta información queda agendada la cita, o puede agendarla de forma general.
• Preparación de la transacción en el kiosko: El cliente puede preparar la transacción a realizar en el Kiosko, esta información es visualizada por el cajero o asesor que lo asistirá, optimizando así el tiempo de atención, ya que solo se confirmaran los datos de la transacción ingresados por el cliente y se aprobara una vez se reciba o entreguen los valores de la transacción, esta opción está habilitada para el sistema cuenta de ahorro, y pago de cuotas de créditos y recaudo de bienes y servicio, en el ticket de turno se registra. el número cuenta, valor operación, descripción de la transacción a realizar, fecha y hora de generación del turno.

En la transacción de retiro en cheque se solicitan datos como nombres, número de identificación del beneficiario del cheque, teléfono, dirección, número de cuenta y valor.

• Solicitud de turno: Se realiza la generación del siguiente turno disponible de acuerdo con la solicitud del servicio o prioridad en la atención, dando una sensación de servicio ordenado, de esta forma, el cliente podrá esperar el llamado y ser atendido por el funcionario especialmente preparado para atender su necesidad.
• Asesoría en productos y servicios

REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL AGILIZADOR:

• Navegador web, IE 11, Firefox o Google Chrome.
• El Kiosko debe tener impresora para la salida de los tickets y lector de código de barras
• El Kiosko debe contar con privilegios de administrador.
• La versión del sistema de caja debe ser 2.3, o realizar la integración en la versión del sistema de caja que estén manejando.
• Se debe realizar la configuración de la red para el Kiosko, habilitar opciones de automatización y otras opciones a habilitar en la configuración.